如何做PPT
做PPT还不简单吗？拿PowerPoint（WPS演示）捅一捅，PPT不就出来了吗？
如果阅读过本系列前两篇文章《如何写好软件文档》和《如何画架构图》，肯定就知道把PPT做好还是需要一点经验的。下面就是PPT的经验分享。
明确受众
做PPT之前要想好目标和主题，你汇报的是什么呢？听众是谁，做什么事情的，关心什么东西呢？
受众不同，即使可以使用同一个PPT，讲法也会有所不同。以产品功能介绍为例：
- 与外部单位交流：要点出产品的主要功能，强调公司和产品的优势，不要讲产品的技术细节或操作方法，除非客户主动提问。
- 向甲方汇报项目情况：产品功能点到即可，不用花太多时间去讲，要把主要精力放在如何实施、工程节点、保障措施等方面。
- 向用户培训：产品的主要功能也是点到即可，但是要强调产品的具体操作方法，如果有条件，最好使用真实产品进行现场演示，而不是简单地念PPT。
列好大纲
汇报通常按“总-分”结构进行，先介绍总体情况，然后再详细叙述。为了使思路更加清晰，可利用思维导图工具来打草稿，理清思路后再填充内容。
如果你没有做过相关汇报，不熟悉其中的套路，可找领导或同事要一些类似的资料，到网上找现成的模板，并且不要急于把PPT做出来，而是先编写大纲，跟有经验的领导和同事确认思路是否正确，然后才开始制作，以免浪费时间。
举两个例子：
项目计划
按照听众群体，可以分为对内汇报和对外汇报。对内汇报则强调内部的分工安排，明确时间节点以及团队各成员的职责，而对外汇报则需要强调时间节点，以及如何保障按时保质保量地交工。
年终个人总结
年终个人总结的目的是向部门领导和同事介绍自己的工作情况，证明自己对团队作出了贡献，并在此基础上作出总结和展望。
作为一个小工，总体结构大致如下：
挑选设计
关于PPT模板，如果你的单位有统一模板，那么就直接用统一模板，不要再自己去设计模板。
如果没有现成模板，建议挑一些设计简洁但又不简陋的模板，无关要素越少越好，别人看的是你的汇报内容，不是看你的PPT多漂亮。
样式
由于PPT通常是利用投影仪或电视机之类设备播放的，不像看纸质文件那样清晰，所以在具体的设计方面，要注意一些细节问题：
- 颜色：颜色要具有一定的对比度，例如白色背景可以配黑色、红色或蓝色文字，而黑色背景可以配白色、黄色或绿色文字，这样可以让人能看清楚其中的内容。
- 字体：文字线条不要太细。另外尽量选用电脑系统自带字体，例如微软雅黑，如果你的PPT需要用别人电脑播放，可以确保不会缺字体。
- 字号：字号尽量不要小于28，再小的话，距离远了看不清。如果目标听众里面有老年人，因为老年人花眼，文字要更大一些。
内容
PPT内容要尽量多样化，例如：
- 像本段内容一样，使用项目符号和编号来编排内容，增加层次感。
- 配置一些图片，或者摆放一些抽象的符号，避免一味地堆砌文字，以免内容枯燥。
- 使用文本框、流程图等方式来重排文字，用错位排布、流程分布等形式，让内容更加直观。
- 使用幻灯片动画来展现内容。例如一张幻灯片内有五段话，你可以不让它们同时显示出来，而是增加动画并通过鼠标控制，每讲一个主题时才显示一段话。
撰写讲稿
讲稿是你汇报时要讲的内容。如果汇报比较重要，容不得失误，或者你的经验不足，担心讲不好，最好提前写一份讲稿，放在PPT的下方。
如果你利用了PPT下方的“单击此处添加备注”，在正式汇报时，投影仪上显示的是正式的PPT，而你的屏幕上会显示这份讲稿：
有些汇报总是要讲一些场面话和官话，这种话大家都不爱听，也不解决问题，但是还必须要讲，所以可以把讲稿直接写在PPT上，直接照着念就行了。
有的时候讲稿太长了，而且是一些解释性的东西，这种就不建议全部贴到PPT上，可以挑一些重点放到PPT上，其他内容等到讲的时候再详细去说。
确认内容
PPT不要赶在deadline时才完成初稿。有些情况下，你需要跟领导确认内容，所以要留出返工的时间。